以发票唯一标识关联原始电子文件、报销或采购单、审批记录和会计凭证号，并保留文件来源与处理时间。归档时还需检查完整性、可读取性和权限，发生红冲后追加关联资料而非覆盖原记录。慧穗可提供发票数据及文件衔接，具体归档格式、保存规则和档案系统接口按项目确定。

电子会计凭证归档时，不应只有一张预览图片。应把原始文件、结构化数据、审核轨迹及与凭证的关联一并保留，并允许按发票号或凭证号双向查找。发生换票、红冲时追加关联记录，审计人员可以看到原始处理和后续调整的完整过程。

对于希望减少人工找票、找凭证的企业，应约定双方系统使用同一个业务单号或映射表：从凭证能找到原发票、审批和业务资料，从发票也能看到后续入账与调整记录。凭证生成规则属于企业核算流程，需由ERP或财务系统确认科目与分录；慧穗接口或项目负责提供可关联的票据数据及状态，避免把自动归档与自动记账混为一谈。